Tietosuoja

Näin käsittelemme henkilö­tietojasi

Haluamme suojata yksityisyyttäsi parhaalla mahdollisella tavalla ja siksi suhtaudumme tietosuojaasi vakavasti. Käytämme henkilötietojasi vain ennalta kertomiimme käyttötarkoituksiin ja vain siinä laajuudessa kuin se on käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellista. Tietojasi käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Tietosuojaseloste kertoo yksityisyytesi suojasta ja esimerkiksi seuraavista asioista:

• mitä henkilötietoja keräämme ja mitä tarkoituksia varten
  
• milloin ja miten voimme jakaa henkilötietojasi yhteistyökumppanien kanssa
  
• mitä oikeuksia sinulla on, ja miten esimerkiksi pääset tarkastelemaan henkilötietojasi.
  

• VR-Yhtymä Oyj (jäljempänä VR)
  
• Y-tunnus: 1003521-5
  
• PL 488, 00096 VR
  
• Puh. 0307 10
  

• VR-konsernin tietosuojavastaava: tietosuojavastaava(a)vr.fi
  

• Voit ottaa yhteyttä rekisteriin liittyvissä kysymyksissä lomakkeen kautta.
  

Tunnuksen luominen VR:n palveluihin on mahdollista kaikille yli 13-vuotiaille henkilöille. Tunnuksen luoneena vastaat tilisi kirjautumistiedoista, niiden oikeellisuudesta, ajantasaisuudesta ja niiden asianmukaisesta käytöstä. Jos epäilet, että kirjautumistietosi ovat joutuneet vääriin käsiin, vaihda salasanasi välittömästi. Voit irtisanoa oman tilisi laittamalla pyynnön tilin lopettamisesta palautelomakkeemme kautta.

3.1 Mitä asiakastietoja keräämme ja käsittelemme?

Perustietoja sinusta ja asiakkuudestasi kuten

• Nimi
  
• Osoitetiedot
  
• Puhelinnumero
  
• Sähköpostiosoite
  
• Syntymäaika
  
• Kieli
  
• Asiakkuuden alkaminen ja rekisteröitymiskanava
  

Mahdolliset antamasi suostumukset ja kiellot kanavakohtaisesti

• Markkinointi
  
• Tutkimukset ja kyselyt
  
• Matkanaikaisen viestinnän ilmoitukset
  
• Sijaintietojen käyttäminen
  

Matkustamiseen ja palveluihin liittyviä tietoja

• Ostoon liitetyt palvelu-, myynti-, maksu- ja matkustustapahtumatiedot sisältäen muun muassa matkan tiedot, maksutavan ja muut maksuun liittyvät tiedot, junalipun toimitukseen tai muuhun palveluun tarvittavan sähköpostin ja / tai puhelinnumeron.
  
• Henkilökohtaista lippua ostettaessa pyydämme myös nimen ja syntymäajan.
  
• Rajanylityksiä varten tarvittavat matkustusasiakirjatiedot kuten passin numeron.
  
• Auton kuljetusta varten antamasi auton tiedot sekä VR:n autostasi mahdollisesti ottamat valokuvat vauriotapausten käsittelyä varten.
  
• Avustuspalvelun tilaamiseen ja toteuttamiseen tarvittavat tiedot, kuten nimen ja yhteystiedot ja avun tarvetta kuvaavat tiedot.
  

Sähköisten palveluiden käyttöön ja taustaprosesseihin liittyviä tietoja kuten

• Palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa, kuten internet-, automaatti- ja mobiilipalveluissa, sisältäen muun muassa loki- ja palvelutapahtumatiedot sekä sivulatausten yhdistämiseksi tarvittavat evästeet.
  
• Voit tutustua evästeiden keräämiseen evästekäytännöissämme.
  

Viestintään ja tutkimuksiin liittyviä tietoja

• Asiakaspalvelupuheluiden tallenteet.
  
• Meille lähettämäsi viestit, joita voivat olla esimerkiksi chat-viestit, sähköpostit ja sosiaalisen median viestit.
  
• Palaute- ja korvaushakemuslomakkeilla lähettämisiä tietoja sekä niiden käsittelyyn liittyviä maksuja ja viestejä. Terveystietojasi käsittelemme vain niitä vaativien asiakasyhteydenottojen yhteydessä.
  
• Palvelutapahtumiin kuten ostoihin tai palautekäsittelyyn liittyvissä kyselyissä annetut tiedot.
  
• Asiakaskyselyissä kysymme taustatietoja, kuten sukupuolta, arvioidaksemme kuinka hyvin vastaajajoukko vastaa Suomen väestöä.
  
• Pelien ja arvontojen yhteydessä annetut tiedot.
  
• Markkinoinnin ja asiakasviestinnän toteutukseen liittyvät tiedot, kuten mitä viestejä sinulle on lähetetty ja mitä viestejä olet avannut.
  
• Tunnuksen luoneille asiakkaille osoitetuissa tutkimuksissa ja kyselyissä kerätyt tiedot.
  

3.2 Miten käytämme tietojasi ja missä tarkoituksissa tietojasi käsitellään?

Henkilötietojesi käsittely voi perustua joko VR:n kanssa tekemäsi sopimuksen täytäntöön panemiseen tai antamaasi suostumukseen. Lisäksi käsittelyn perusteena voivat olla oikeutettu etu tai lakisääteinen velvoite.

Kanssasi tehdyn sopimuksen perusteella

Käytämme tietojasi palvellaksemme sinua mahdollisimman hyvin koko asiakassuhteesi elinkaaren ajan niin henkilökohtaisessa asiakaspalvelussa kuin digitaalisissa kanavissammekin. Kun tunnistamme sinut ja matkustushistoriasi ja ostokäyttäytymisesi, voimme huomioida paremmin tarpeesi ja kokemuksesi.

Käytämme antamaasi sähköpostiosoitetta asiakkuuden kannalta olennaisista muutoksista tai muista asiakkuuden kannalta olennaisista asioista viestimiseen.

Käytämme tietojasi valitsemiesi palvelujen toteuttamiseen, kun otat yhteyttä asiakaspalveluun. Asiakaspalvelussa löydämme tietojesi avulla aikaisemman osto- ja viestihistoriasi, ja voimme auttaa sinua varauksiisi liittyvissä kysymyksissä ja ongelmatilanteissa.

Käsittelemme lipun toimitustietojasi (puhelin ja / tai sähköposti) tiedottaaksemme tarvittaessa ostamisiisi palveluihin liittyvistä olennaisista muutoksista ja häiriöstä.

Jos annat meille palautetta tai haet korvausta, tallennamme tietosi käsitelläksemme yhteydenottosi. Voimme koota yhteen myös mahdolliset tulevat yhteydenottosi.

Osallistuessasi peleihin ja arvontoihin, luomme tiedoillasi yhteyshenkilön mahdollisen arvonnan suorittamiseksi.

Tekemiemme tutkimusten ja kyselyiden tavoitteena on palveluiden laadun ja sisällön kehittäminen. Lähetämme kyselyitä kohdennetusti eri asiakasryhmillemme ja voimme asiointisi jälkeen kysyä kokemuksiasi palveluistamme. Lisäksi voimme olla yhteydessä sinuun testataksemme uusia palveluita ja tuotteita. Voit halutessasi kieltää tutkimusten lähettämisen ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme palautelomakkeen kautta.

Käsittelemme asiakastietoja muodostaaksemme erilaisia asiakasprofiileja ja -segmenttejä esimerkiksi markkinointia ja etujen kohdentamista varten tai palveluidemme kehittämiseksi ja personoimiseksi sekä tilastolliseen yhdistämiseen. Tällaisella profiloinnilla ei ole merkittäviä vaikutuksia profiloinnin kohteelle.

Suostumuksesi perusteella

Antaessasi suostumuksesi markkinointiin, voimme lähettää sinulle yleisiä ja kohdennettuja markkinointiviestejä. Näissä viesteissä kerromme esimerkiksi ajankohtaisista kampanjoistamme ja uusista tuotteistamme ja palveluistamme.

VR Matkalla sovelluksessa voit ottaa käyttöön matkan aikaisen viestinnän ilmoitukset, jolloin saat reaaliaikaista tietoa matkasi kulusta. Sallimalla sijainnin käyttämisen sovelluksessa voimme rikastaa sovelluksen käyttökokemustasi.

Kun henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit milloin tahansa muuttaa suostumustasi. Suostumuksesi muuttaminen onnistuu kirjautumalla omiin tietoihisi joko verkkosivuillamme tai VR Matkalla -sovelluksessa.

Käsitelläksemme korvausvaateesi saatamme joskus tarvita terveystietojasi. Tällöin pyydämme niihin suostumuksesi erikseen.

Parantaaksemme asiakaskokemustasi saatamme tarjota personoitua sisältöä tai muita yksilöllisiä palveluita digitaalisissa kanavissamme. Palvelujen personoinnista voit lukea lisää evästekäytännöistämme.

Oikeutetun edun perusteella

VR käyttää sosiaalisen median hallintatyökalua, joka kerää ja kokoaa dataa sosiaalisen median palveluista. VR:n palveluneuvojat ja markkinointiviestinnän asiantuntijat käyttävät työkalua vastauksien sekä some-julkaisujen tekemiseen ja raportointiin.

Voimme siirtää tietojasi VR-konsernin sisällä oikeutettuun etuun perustuen, jos siihen on erityistä syytä.

Lakisääteisten velvoitteidemme perusteella

Keräämme tietojasi ja luovutamme niitä Venäjän matkojen osalta rajavartio- ja muille viranomaisille.

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi hoitaaksemme lakiin sekä viranomaismääräyksiin perustuvat velvollisuudet turvallisuutta ja vastuullisuutta unohtamatta.

Voimme luovuttaa tietojasi myös viranomaisten tiedonsaantioikeuteen perustuen.

Yritysasiakkaalla tarkoitetaan yrityksiä, jotka ovat tehneet kanssamme sopimuksen.

Kullakin yrityksellä on yhteyshenkilö, jonka tiedot on tallennettu asiakasrekisteriimme.

Yritysmatkustajat ovat asiakasyrityksen työntekijöitä, joiden VR-tiliin (lisätietoja kohdassa 3) on liitetty yritysprofiili ja jotka voivat matkustaa yritysmatkoja.

Yrityksen ylläpitäjä on yritysmatkustaja, jolle on annettu VR:n palveluiden pääkäyttäjän oikeudet asiakasyrityksessä. Yrityksen ylläpitäjä voi kutsua palveluun oman yrityksen yritysmatkustajia ja ylläpitäjiä. Käyttäjä hyväksyy VR-tilin luonnin tai yhdistämisen omaan profiilinsa. Ylläpitäjä voi poistaa käyttäjältä oman yrityksensä yritysmatkustajan.

VR-tili voi olla yhdistettynä useaan eri yritykseen. Käyttäjä valitsee minkä yrityksen nimissä käyttää VR:n palveluita.

4.1 Mitä asiakastietoja keräämme ja käsittelemme

Yhdistämme yritysprofiililla tehdyt matkat asiakasyrityksen tietoihin. Yritysmatkustajalta ja yrityksen ylläpitäjältä keräämme ja käsittelemme VR-tilin tietojen (lisätietoja kohdassa 3) lisäksi tiedon mihin yritykseen heidän tilinsä oli liitetty. Yrityksen yhteyshenkilöiltä keräämme henkilön nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja tittelin.

Kyselyihin ja tutkimuksiin liittyviä tietoja

• Muissa tutkimuksissa ja kyselyissä kerätyt tiedot
  
• Asiakaskyselyissä kysymme taustatietoja, kuten sukupuolta, arvioidaksemme kuinka hyvin vastaajajoukko vastaa Suomen väestöä.
  
• Osassa kyselyitä/tutkimuksia voidaan tutkimustulokset yhdistää henkilöön. Tietoja ei kuitenkaan tarkastella yksilö- vaan ryhmätasolla arvioiden esimerkiksi tietyllä matkavälillä matkustaneiden tyytyväisyyttä junan palveluihin.
  

4.2 Miten käytämme tietojasi ja missä tarkoituksissa tietojasi käsitellään?

Henkilötietojesi käsittelyn peruste voi olla joko VR:n kanssa tekemäsi sopimuksen täytäntöön paneminen, oikeutettu etu tai lakisääteinen velvoite.

Sopimuksen perusteella

VR-tiliin liittyvät tiedot löydät kohdasta 3.

Oikeutetun edun perusteella

Yrityksen yhteyshenkilön tietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi ja yhteistyösopimuksen täytäntöön panemiseksi. Käsittelemme VR:n ulkoisten sidosryhmien yhteyshenkilöiden henkilötietoja yhteistyön kannalta tarpeelliseen yhteydenpitoon kuten tiedottamiseen, laskutukseen ja kutsuaksemme yhteyshenkilön erilaisiin tilaisuuksiin. Rekisteröity on osoitettu yrityksen yhteishenkilöksi sopimuksen tekijän tai rekisteröidyn itsensä pyynnöstä.

Voit asioida kanssamme anonyymisti ostaessasi lipun automaatilla, asemien lipunmyynneissä ja R-kioskeilla. Toisaalta voit asioida kanssamme kirjautumalla palveluihimme. Tällöin tietojasi kertyy asiakasrekisteriimme palveluidemme oston ja käytön yhteydessä.

5.1 Mitä asiakastietoja keräämme ja käsittelemme?

Keräämme ja käsittelemme alla lueteltuja asiakastietoja.

Matkustamiseen ja palveluihin liittyviä tietoja

• Ostoon liitetyt palvelu-, myynti-, maksu- ja matkustustapahtumatiedot sisältäen muun muassa matkan tiedot, maksutavan ja muut maksuun liittyvät tiedot, junalipun toimitukseen tai muuhun palveluun tarvittavan sähköpostin ja / tai puhelinnumeron.
  
• Henkilökohtaista lippua ostettaessa pyydämme myös nimen ja syntymäajan.
  
• Rajanylityksiä varten tarvittavat matkustusasiakirjatiedot kuten passin numeron.
  
• Auton kuljetusta varten antamasi auton tiedot sekä VR:n autostasi mahdollisesti ottamat valokuvat vauriotapausten käsittelyä varten.
  
• Avustuspalvelun tilaamiseen ja toteuttamiseen tarvittavat tiedot, kuten nimen ja yhteystiedot ja avun tarvetta kuvaavat tiedot.
  

Sähköisten palveluiden käyttöön ja taustaprosesseihin liittyviä tietoja kuten

• Palveluiden käyttötiedot eri asiointikanavissa, kuten internet-, automaatti- ja mobiilipalveluissa, sisältäen muun muassa loki- ja palvelutapahtumatiedot sekä sivulatausten yhdistämiseksi tarvittavat evästeet.
  
• Voit tutustua evästeiden keräämiseen evästekäytännöissämme.
  

Viestintään ja tutkimuksiin liittyviä tietoja

• Asiakaspalvelupuheluiden tallenteet.
  
• Meille lähettämäsi viestit, joita voivat olla esimerkiksi chat-viestit, sähköpostit ja sosiaalisen median viestit.
  
• Palaute- ja korvaushakemuslomakkeilla lähettämisiä tietoja sekä niiden käsittelyyn liittyviä maksuja ja viestejä. Terveystietojasi käsittelemme vain niitä vaativien asiakasyhteydenottojen yhteydessä.
  
• Palvelutapahtumiin kuten ostoihin tai palautekäsittelyyn liittyvissä kyselyissä annetut tiedot.
  
• Asiakaskyselyissä kysymme taustatietoja, kuten sukupuolta, arvioidaksemme kuinka hyvin vastaajajoukko vastaa Suomen väestöä.
  
• Pelien ja arvontojen yhteydessä annetut tiedot.
  

5.2 Miten käytämme tietojasi?

Henkilötietojesi käsittely voi perustua joko VR:n kanssa tekemäsi sopimuksen täytäntöön panemiseen tai antamaasi suostumukseen. Lisäksi käsittelyn perusteena voivat olla oikeutettu etu tai lakisääteinen velvoite.

Kanssasi tehdyn sopimuksen perusteella

Käytämme tietojasi valitsemiesi palvelujen toteuttamiseen, kun otat yhteyttä asiakaspalveluun. Asiakaspalvelussa löydämme tietojesi avulla aikaisemman osto- ja viestihistoriasi, ja voimme auttaa sinua varauksiisi liittyvissä kysymyksissä ja ongelmatilanteissa.

Käsittelemme lipun toimitustietojasi (puhelin ja / tai sähköposti) tiedottaaksemme tarvittaessa ostamisiisi palveluihin liittyvistä olennaisista muutoksista ja häiriöstä.

Jos annat meille palautetta tai haet korvausta, tallennamme tietosi käsitelläksemme yhteydenottosi. Voimme koota yhteen myös mahdolliset tulevat yhteydenottosi.

Osallistuessasi peleihin ja arvontoihin, luomme tiedoillasi yhteyshenkilön mahdollisen arvonnan suorittamiseksi.

Tekemiemme tutkimusten ja kyselyiden tavoitteena on palveluiden laadun ja sisällön kehittäminen. Voimme lähettää sinulle yhteydenottosi käsittelyn jälkeen asiakaskyselyn, joka koskee saamaasi palvelua.

Tarjoamme sivustollamme kyselyitä kohdennetusti eri asiakasryhmillemme, ja voimme asiointisi jälkeen kysyä kokemuksiasi palveluistamme. Lisäksi voimme tarjota sinulle sivustollamme kyselyitä, joiden avulla testaamme uusia palveluita ja tuotteita. Osallistuminen kyselyihin on täysin vapaaehtoista.

Käsittelemme asiakastietoja muodostaaksemme erilaisia asiakasprofiileja ja -segmenttejä esimerkiksi palveluidemme kehittämiseksi ja tilastolliseen yhdistämiseen. Tällaisella profiloinnilla ei ole merkittäviä vaikutuksia profiloinnin kohteelle.

Suostumuksesi perusteella

Käsitelläksemme korvausvaateesi saatamme joskus tarvita terveystietojasi. Tällöin pyydämme niihin suostumuksesi erikseen.

Parantaaksemme asiakaskokemustasi saatamme tarjota personoitua sisältöä tai muita yksilöllisiä palveluita digitaalisissa kanavissamme. Palvelujen personoinnista voit lukea lisää evästekäytännöistämme.

Antaessasi pelien ja arvontojen yhteydessä suostumuksesi markkinointiin, voimme lähettää sinulle yleisiä ja kohdennettuja markkinointiviestejä. Näissä viesteissä kerromme esimerkiksi ajankohtaisista kampanjoistamme, uusista tuotteistamme ja palveluistamme sekä VR:n tunnuksen luomiseen liittyvistä hyödyistä.

Oikeutetun edun perusteella

VR käyttää sosiaalisen median hallintatyökalua, joka kerää ja kokoaa dataa sosiaalisen median palveluista. VR:n palveluneuvojat ja markkinointiviestinnän asiantuntijat käyttävät työkalua vastauksien sekä some-julkaisujen tekemiseen ja raportointiin.

Voimme siirtää tietojasi VR-konsernin sisällä oikeutettuun etuun perustuen, jos siihen on erityistä syytä.

Lakisääteisten velvoitteidemme perusteella

Keräämme tietojasi ja luovutamme niitä Venäjän matkojen osalta rajavartio- ja muille viranomaisille.

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi hoitaaksemme lakiin sekä viranomaismääräyksiin perustuvat velvollisuudet turvallisuutta ja vastuullisuutta unohtamatta.

Voimme luovuttaa tietojasi myös viranomaisten tiedonsaantioikeuteen perustuen.

Keräämme asiakkaaseen liittyviä tietoja esisijaisesti asiakkaalta suoraan sekä palveluidemme käytön ja matkustamisen yhteydessä. Asiakkaaseen liittyvää tietoa syntyy VR:n tietojärjestelmiin esimerkiksi:

• asemien lipunmyynneissä, junassa, lippuautomaatilla, puhelinpalvelussa ja sähköisissä palvelukanavissa sekä kumppaneidemme myyntikanavissa tilauksen, palveluiden oston ja käytön sekä muiden asiakaspalvelutapahtumien yhteydessä
  
• matkustaessa esimerkiksi luettaessa lippua ja asioidessa ravintolavaunussa
  
• asiakaskyselyiden ja -tutkimusten yhteydessä
  
• pelien ja arvontojen yhteydessä
  
• asiakastapahtumissa kuten messuilla
  
• markkinoinnin yhteydessä
  
• digitaalisissa palveluissamme eli verkkosivustollamme ja esimerkiksi VR Matkalla -sovelluksen käytön yhteydessä, tutustu evästeisiin
  
• sosiaalisen median kanavissamme.
  

Käsittelemme rekisterinpitäjänä henkilötietoja itse, mutta käytämme myös apunamme luotettavia palveluntarjoajia. Palveluntuottajat voivat vaihdella, mutta niiden tehtäviin kuuluu muun muassa IT -järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtäviä, palveluiden tuottamista sekä erilaisia tutkimus- ja kehitystehtäviä.

Valitsemamme palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja siitä on sovittu organisaatioiden välisissä sopimuksissa.

Voimme luovuttaa henkilötietosi yhteistyökumppaneillemme seuraavissa tilanteissa

• Kun ostat meiltä yhteistyökumppanimme palveluita, voimme luovuttaa palvelun toteuttamisen kannalta tarvittavat henkilötietosi yhteistyökumppanillemme.
  
• Voimme luovuttaa palautteesi ja yhteystietosi yhteistyökumppanillemme, jos palautteesi koskee yhteistyökumppanimme palvelua. Ensisijaisesti pyydämme sinua kuitenkin olemaan yhteydessä yhteistyökumppaniimme suoraan. Jos välitämme henkilötietojasi sisältävän palautteesi, informoimme sinua henkilötietojesi luovuttamisesta.
  
• Jälleenmyydessämme HSL:n lippuja välitämme HSL:lle ostoosi liittyviä henkilötietoja, kuten puhelinnumeron ja laitteeseesi liittyvän yksilöintitiedon.
  
• Antaessasi palautetta HSL:n palveluista toimii HSL rekisterinpitäjänä. Välitämme palautteesi tällöin HSL:lle ja informoimme sinua henkilötietojesi luovuttamisesta.
  
• Määrätessämme valvontamaksun välitämme henkilötietosi palveluntarjoajalle maksun lähettämistä varten.
  
• Mikäli otat käyttöösi palvelun, jonka käyttöönoton yhteydessä sallit tietojen luovuttamisen, voidaan tietoja luovuttaa kyseiselle palveluntarjoajalle (esimerkiksi Mobile Pay).
  
• Liikennepalvelulain 156 §:n mukaisissa tapauksissa voimme luovuttaa tietoa / voimme päästää yhteistyökumppanin tietoihin yhteistyökumppanin palveluiden toteuttamiseksi.
  
• Voimme luovuttaa palautteesi ja yhteystietosi VR konsernin sisällä, jos palautteesi koskee konsernin muita yrityksiä.
  
• Venäjän matkojen osalta matkustamiseen liittyvät välttämättömät tiedot luovutetaan rajavartio- ja muille viranomaisille sekä Venäjän rautatieyhtiölle (RZD).
  

Henkilötietoja voi siirtyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle tietotekniikkapalveluiden tuottamisen yhteydessä, jos henkilötietoihin on käyttömahdollisuus EU- ja ETA-alueen ulkopuolisesta maasta käsin. Siirto on mahdollinen, kun 1) palvelutoimittajan kanssa on tehty sopimus noudattaen EU-komission vahvistamia mallisopimuslausekkeita tai 2) vastaanottajamaassa on EU-komission päätöksen mukaan riittävä tietosuojan taso tai 3) tietoja käsittelevällä yrityksellä on yritystä koskevat sitovat säännöt (Binding Corporate Rules) tai 4) siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. Mallisopimuslausekkeita koskeviin komission päätöksiin voit tutustua tästä. , Avataan uudessa välilehdessä

Emme luovuta asiakastietoja VR:n tai VR:n palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman tietosuoja-asetuksen mukaista perustetta.

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tämän jälkeen henkilötiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan.

Noudatamme henkilötietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita, huomioiden muun muassa kirjanpitolainsäädännön ja EU-asetuksen rautatieliikenteen matkustajien oikeuksista ja velvollisuuksista sekä raideliikennevastuulain.

Säilytämme henkilötietojasi palveluissamme seuraavasti:

• Säilytämme perustietojasi ja yleisiä asiakkuuteesi liittyviä tietoja, asiakassuhteen hoitoon liittyviä tietoja, antamiasi suostumuksia ja kieltoja ja asiakasluokittelutietoja asiakkuutesi ajan.
  
• Asiakkuutesi päättyminen vaikuttaa säilytysaikaan. Päätämme asiakkuutesi ilman eri toimenpiteitä, jos asiakkuuteesi ei ole liitetty matkoja tai yhteydenottoja viimeisten seitsemän vuoden aikana. Tällöin tietosi poistetaan järjestelmästä kuuden kuukauden kuluessa.
  
• Asiakkaana sinulla on myös aina oikeus pyytää päättämään heti asiakkuutesi. Tällöin tietosi poistetaan järjestelmästä kolmen kuukauden kuluessa.
  
• Säilytämme kirjanpitoon liittyvän aineistomme (esimerkiksi ostot ja korvaukset) kirjanpitolain mukaisesti kuluvan vuoden ja sitä seuraavat kuusi vuotta.
  
• Säilytämme antamiasi palautteita ja muita vastaavia yhteydenottoja viisi vuotta yhteydenotostasi.
  
• Kampanja- ja markkinointitietoja säilytämme kaksi vuotta.
  
• Tutkimus- ja kyselytietoja säilytämme viisi vuotta.
  
• Asiakaspalvelun puhelutallenteita säilytämme seitsemän kuukautta ja puheluhistoriaa (numerot) säilytämme 12 kuukautta.
  
• Kilpailujen ja pelien kautta kerättäviä tietoja säilytämme viisi kuukautta.
  
• Rajan ylittävään matkustukseen liittyviä passitietojasi säilytämme yhden kuukauden matkapäiväsi jälkeen.
  
• Lipun toimitustietoja (sähköposti ja / tai puhelinnumero) säilytämme seitsemän vuotta.
  
• Sosiaalisen median työkalussa säilytämme tietoja kolme vuotta.
  

Sopimussuhteen päättyessä tietojen säilytysaika määräytyy käyttötarkoituksen sekä olemassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Asiakkaanamme sinulla on oikeus henkilötietoihisi, joissa VR on rekisterinpitäjä. Voit käyttää oikeuksiasi tekemällä tietosuojapyynnön vr.fi-sivustolla olevan verkkolomakkeen kautta. Vaihtoehtoisesti voit tehdä pyynnön VR:n asiakaspalvelun kautta puhelimitse. Pyyntöösi vastataan kuukauden kuluessa. Toteutamme näitä oikeuksia tässä kuvatulla tavalla, huomioiden soveltuvat lait ja niiden asettamat rajoitukset.

Jos ostat lippuja toisen palveluntarjoajan kautta, toimii tämä palveluntarjoaja itsenäisenä rekisterinpitäjänä. Käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia VR:n palveluiden kautta pyyntö ei kohdistu eikä välity toiselle rekisterinpitäjälle. Kun haluat käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiasi, ota yhteyttä suoraan ko. palveluntarjoajaan.

Asiakkaanamme sinulla on seuraavat tietosuojaan liittyvät oikeudet:

1. Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus saada VR:ltä jäljennös omista henkilötiedoistasi sekä vahvistus siitä, olemmeko käsitelleet henkilötietojasi. Jäljennös toimitetaan ensisijaisesti salattuna sähköpostina tai vaihtoehtoisesti asiakirjana postitse. Osaan tiedoista, kuten puhelintallenteisiin, pääsee käsiksi vierailemalla VR:n toimipisteessä.
   
2. Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot. Digitaalisiin palveluihin rekisteröityneenä voit muokata henkilötietojasi suoraan verkkosivujemme tai sovelluksemme kautta. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi, osoite ja yhteystiedot.
   
3. Oikeus tietojen poistamiseen: Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti. VR:llä on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus säilyttää tiettyjä tietoja, niitä ei voida poistaa.
   
4. Käsittelyn rajoittaminen: Sinulla on oikeus tietyissä asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.
   
5. Käsittelyn vastustaminen: Sinulla on oikeus myös vastustaa tietojesi käyttöä esimerkiksi suoramarkkinointiin. Voit vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella käsittelyä, joka perustuu VR:n oikeutettuun etuun.
   
6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada tietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, jotka ovat sähköisessä muodossa ja joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen. Toimitamme tiedot sinulle salatulla sähköpostilla.
   
7. Oikeus peruuttaa suostumus: Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus silloin, kun se on henkilötietojen käsittelyn perusteena. Kun suostumus peruutetaan, suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittely lopetetaan. Palveluun rekisteröityneet henkilöasiakkaat voivat poistaa suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin kirjautumalla sisään verkkosivuillamme ja muokkaamalla omia tietojaan.
   
8. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle: Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti yhdessä asiakkaidemme kanssa. Mikäli olet sitä mieltä, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi lainmukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle.
   

Varmistamme asiakkaidemme henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuuden sekä henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein VR:n tietoturvaperiaatteiden mukaisesti.

Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä sekä laittomasti ja vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain VR:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt. Koulutamme ja ohjeistamme asiakastietoja käsittelevät työntekijämme tietosuoja-asioissa.

Tämä koskee VR:n Facebook -yhteisösivuja, seurantapikseliä ja viestipalveluita. Tällaisia tilanteita on silloin, kun tykkäät jostain VR:n Facebook-sivusta tai liityt VR:n Facebook-yhteisön jäseneksi tai seuraajaksi tai keskustelut VR:n kanssa viestipalvelussa. 

Rekisterinpitäjä

Facebook Ireland (”Facebook”) ja VR-Yhtymä Oyj ovat yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin Facebookissa olevien fani- ja yhteisösivujen, seurantapikselin sekä viestipalveluiden osalta. Yhteisrekisterinpitäjyyden ja tietosuoja-asetuksen 13(1)a ja (b) artiklan edellyttämät tiedot löytyvät Facebookin tietosuojakäytännöstä: https://www.facebook.com/about/privacy, Avataan uudessa välilehdessä. 

Facebook käsittelee tietoja tietosuojaperiaatteidensa mukaisesti: www.facebook.com/about/privacy, Avataan uudessa välilehdessä, jossa on kerrottu muun muassa Facebookin oikeusperuste henkilötiedon käsittelyyn ja rekisteröidyn oikeuksista. Facebook on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja tietoturvallisuuden sekä rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa. Voit hallinnoida Facebookin tietosuoja-asetuksia Facebookissa. VR vastaa viestien sisältöjen käsittelystä.

Käsiteltävät tiedot, käsittelyn tarkoitus ja peruste

VR saa tietoonsa Facebookilta yksittäisen Facebookille ilmoitetun rekisteröidyn nimen, julkisen profiilikuvan sekä muut Facebookissa rekisteröidyn julkisesti näkyväksi määritetyt tiedot. Rekisteröity voi ilmoittaa oma-aloitteisesti muitakin henkilötietoja yhteisösivujen kommenteissa tai viestipalvelussa. VR käsittelee henkilötietoja Facebookissa oikeutetun edun perusteella.

Asiakaspalvelu Facebookissa on osa VR:n monikanavaista asiakaspalvelua. Rekisterin tietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi asiakkaalle rekisteröitynä oikeusvaikutuksia. VR kerää anonymisoitua dataa omalle data- ja analytiikka-alustalleen saadakseen kuvan sosiaalisessa mediassa puhuttavista aiheista, voidakseen resursoida asiakaspalvelua ja palvelun kehityksen tukena. VR voi järjestää kilpailuja Facebookissa, jolloin tietoja käsitellään kilpailun yhteydessä ilmoitetun VR:n tietosuojaselosteen mukaisesti. 

VR käyttää sosiaalisen median työkaluja Facebookissa tehdyn toiminnan hallinnoimiseksi. VR ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman oikeudellisia perusteita. Jotkut palveluntarjoajamme sijaitsevat EU/ETA:n ulkopuolella ja siirrämme henkilötietoja heille, jos se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa mainituissa tarkoituksissa. Käytämme tarvittavia sopimuksellisia suojatoimia (esim. Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita) siirtäessämme henkilötietoja tällaisille palveluntarjoajille. 

VR suosittelee, että käytät henkilökohtaiseen asiointiin tai henkilötietoja (kuten nimi, osoite, puhelinnumero) sisältäviin viesteihin käytetään VR:n: palautelomaketta, jotta voit varmistua viestien luottamuksellisuudesta ja tietoturvallisuudesta.

Voit rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä poistumalla yhteisösivun tykkääjistä ja/tai seuraajista. Voit myös pyytää tietojen poistamista tietosuojalomakkeella. 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeuksia Facebook Irelandia vastaan voit lukea Facebook Irelandin tietokäytännöstä osoitteessa https://www.facebook.com/about/privacy, Avataan uudessa välilehdessä.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.

• VR-konsernin tietosuojavastaava: tietosuojavastaava(a)vr.fi.
  
• Ota yhteyttä rekisteriin liittyvissä kysymyksissä sähköpostitse: palaute(a)vr.fi.
  

• VR-Yhtymä Oyj (jäljempänä VR)
  
• Y-tunnus: 1003521-5
  
• PL 488
  
• 00101 Helsinki
  
• puh. 0307 10
  

• Tero Pyörökivi
  
• VR-Yhtymä Oyj
  
• PL 488, 00096 VR
  
• 00101 Helsinki
  
• Tietosuojavastaava: tietosuojavastaava(a)vr.fi
  

Henkilötietoja käsitellään järjestyksenpidon ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä rikos-, vahinko- tai onnettomuustilanteiden selvittämiseksi VR:n toimitiloissa, kiinteistöissä, ulkoalueilla ja osassa junakalustoa.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Kameravalvontajärjestelmä, joka muodostuu VR:n toimitilojen, kiinteistöjen, ulkoalueiden ja junakaluston tallentavista valvontakameroista.

Lisäksi tallentavia kameroita on VR-Yhtymä Oyj:n eräissä maantiekuljetusajoneuvoissa.

VR:llä on tallentava kameravalvonta seuraavien asemien yleisötiloissa:

Helsingin päärautatieasema, Hyvinkää, Hämeenlinna, Iisalmi, Imatra, Joensuu, Järvenpää, Kajaani, Karjaa, Kemi, Kerava, Kirkkonummi, Kokkola, Kouvola, Kupittaa, Lahti, Lappeenranta, Mikkeli, Oulu, Pieksämäki, Pori, Riihimäki, Rovaniemi, Salo, Seinäjoki, Tampere, Turku, Vaasa, Ylivieska.

Kameravalvontajärjestelmän tallentamat aika- ja paikkasidonnaiset kuvatallenteet VR:n toimitiloista, kiinteistöistä ja ulkoalueilta sekä junakalustosta.

Henkilötietoja luovutetaan lain sallimissa rajoissa Liikennevirastolle sekä pyydettäessä muille viranomaiselle. Tietoja voidaan luovuttaa samaan konserniin kuuluville yrityksille oikeusvaateiden esittämiseksi sekä vakuutusyhtiölle vahinkotapauksen korvauskäsittelyä varten.

Käytämme ulkopuolisia toimijoita henkilötietojensa käsittelyn tukena muun muassa IT-järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä sekä turvavalvomotehtävissä. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja toimeksiannostamme ja meidän lukuumme.

Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja sitä tehdään aina tämän selosteen mukaisesti. Tämä taataan muun muassa organisaatioiden välillä olevien sopimusten avulla.

Tietoja ei luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.

Kameratallenteita säilytetään normaalissa tilanteessa enintään yksi kuukausi. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa säilyttää pidempään esimerkiksi viranomaisten pyynnöstä.

Oikeus saada pääsy tietoihin / Tarkastusoikeus

• Henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja VR:n kameravalvonta -rekisteriin on tallennettu. Henkilöllä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat, tallenteiden sisältämät tiedot Tietosuoja-asetuksessa tarkemmin määritellyin oikeuksin ja rajoituksin.
  
• Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella: VR-Yhtymä Oyj, PL 488, 00101 Helsinki.
  
• Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse. Tarkastuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.
  
• Huomaathan, että rataverkolla laiturialueiden ja osan asemista kameravalvonnasta vastaa Liikennevirasto.
  

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet ensisijaisesti suoraan rekisteröityjen kanssa. Mikäli asiakas katsoo, että emme ole käsitelleet henkilötietoja lainmukaisesti, asiakas voi tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.

VR:n tilat, joissa käsitellään henkilötietoja, on toimitilaturvallisuusohjeiden mukaisesti suojattu kulunvalvonnalla.

Paperimuodossa olevat asiakirjat/tallenteet säilytetään lukituissa tiloissa, joihin ulkopuolisten pääsy on kokonaan kielletty. Vain erikseen nimetyt henkilöt pääsevät niihin käsiksi. Asiakirjat hävitetään tietoturvaohjeiden mukaisesti.

Sähköisessä muodossa olevat asiakirjat ja tiedot on suojattu VR:n tietoturvakäytännön mukaisesti käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä ulkoista tunkeutumista vastaan palomuureilla. Vain käyttöoikeuden saaneet henkilöt voivat päästä tietoihin käsiksi.